L'Écrin Traiteur

Le contexte

L’Écrin Traiteur est un traiteur événementiel B2B qui produit une soixantaine d’événements par an pour des entreprises : séminaires annuels, cocktails de lancement, déjeuners d’affaires, AG, comités. Volume soutenu, marge serrée, cycle de vente court avec demande de devis sous 24h. L’équipe jonglait entre Google Sheets pour les devis, un cahier papier pour le calendrier d’événements, un fichier Excel pour le food cost. Trois outils, trois sources de vérité, des oublis fréquents et des devis envoyés en 3-4 jours quand les clients en attendaient un sous 24h.

L’intervention

Installation de Flowter avec trois modules métiers :

• Devis traiteur : catalogue pièces et menus paramétré, génération PDF en un clic, marge prévisionnelle calculée à la volée, suivi des relances par compte client.
• Calendrier événements : vue mensuelle multi-sites, planning équipe et extras, alertes sur les chevauchements logistiques.
• Food cost temps réel : coût matière par plat alimenté par les factures fournisseurs scannées, marge réelle calculée après chaque événement, comparée à la marge prévisionnelle du devis.

Module IA en bonus : agent de prise de demande de devis 24/7 sur WhatsApp et formulaire site, qualifie le brief (date, format, jauge, budget) avant transmission à l’équipe commerciale.

Durée : 5 semaines de cadrage et déploiement, formation incluse.

Le résultat

12 heures par semaine économisées sur l’administratif. Marge moyenne par événement améliorée de 8 points grâce au pilotage food cost en temps réel. 100% des devis envoyés sous 24h après la demande, là où ça pouvait prendre 3 à 4 jours auparavant : un avantage concurrentiel direct sur les appels d’offres serrés.

L’équipe passe maintenant son temps en cuisine et en relation client, pas sur des tableurs.